152e FOS De Kangoeroes hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. Als ledenorganisatie verwerken we uw persoonsgegevens uiteraard enkel voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt op basis van de lidmaatschapsovereenkomst bij onze scoutsbeweging als gevolg van uw inschrijving als lid en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Deze vorm van ledenbeheer is het gevolg van onze contractuele relatie die ontstond bij uw inschrijving als lid van 152e FOS De Kangoeroes

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de lokale eenheidssecretaris of -leid(st)ers.

152e FOS De Kangoeroes
Axminsterhof 9
9070 Heusden
[email protected]

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Om u (en/of uw ouders) te informeren over (activiteiten van) onze organisatie (vb. via nieuwsbrieven, uitnodigingen,…).
• Om u correct te verzekeren tijdens de deelname aan deze activiteiten en om aangifte te doen van een eventueel ongeval.
• Om uw (groot)ouders/voogd te contacteren in geval van nood.
• Voor het versturen van uitnodigingen en nieuwsbrieven relevant aan het lidmaatschap.
• Het bekomen van subsidiëring of (materiële) steun door een overheid.
• Voor het opstellen van attesten voor mutualiteit en belastingen
• Om adequaat te kunnen handelen bij een ongeval en om de nodige (medische) zorgen te voorzien.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen

• Persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Persoonlijke identiteitsgegevens van minstens één van de ouders/voogd: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Persoonlijke kenmerken van het aangesloten lid: geslacht, geboortedatum, nationaliteit.
• Gezondheidsinformatie van het aangesloten lid: contactinfo huisarts (naam, telefoon, adres), melding actuele (besmettelijke) ziektes, inname geneesmiddelen, allergieën, diëten, vaccinatie tetanus, bloedgroep, mogelijkheid deelname trektochten en sport-, spel- en zwemactiviteiten.
• Contactgegevens te contacteren persoon in geval ouders onbereikbaar blijken: naam, GSM, adres, link tot het lid.

Waarom verwerken wij BEELDMATERIAAL?

Gedurende de activiteiten worden vaak foto’s en video’s genomen om terug te blikken op deze activiteiten, om ouders de kans te geven mee te genieten van het spelplezier van hun kinderen en ter promotie van Scouting. Bij de (her)inschrijving (als lid) wordt toestemming gevraagd voor het maken en het delen van foto’s en video’s via onze nieuwsbrieven, website en sociale media-kanalen waarop je in close up te zien bent (portretrecht).

Deze toestemming is uiteraard steeds te herzien. Mocht je merken dat er volgens jou ongepaste beelden gedeeld werden, kan je ons steeds vragen deze te verwijderen.

Verstrekken we gegevens aan derden?

152^e FOS De Kangoeroes verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst met jou (zie bovenstaande doeleinden) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. 152^e FOS De Kangoeroes blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Om dit wat concreter te maken geven we graag enkele voorbeelden mee van derden die (delen van) uw gegevens kunnen verkrijgen: de IT-firma die ons online ledenplatform onderhoudt, onze verzekeringsmaatschappij en -makelaar, overheidsinstanties (bv. lokale gemeente of kampgemeente), het systeem dat instaat voor het versturen van onze emails, .. Bij gezondheidsrisico’s proberen we – samen met jou – de arts (of apotheker) een zo volledig mogelijk beeld te schetsen die hen moeten toelaten een correcte diagnose te stellen. In dit geval worden naast enkele persoonsgegevens ook de nodige ter beschikking gestelde medische gegevens doorgespeeld.

Ook andere dienstverleners die we op tijdelijke basis contracteren, vragen vaak een deelnemerslijst op. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de jeugdverblijfcentra of kampterreinen die we boeken of een gespecialiseerde firma die we inhuren voor het organiseren van een activiteit. Ook gemeentes waar wij op kamp gaan vragen soms informatie op. In deze gevallen blijven de persoonsgegevens doorgaans beperkt tot naam, voornaam en geboortedatum/jaar.

Uiteraard blijven we er steeds voor waken dat gegevens die we in deze gevallen delen met derden beperkt is tot wat noodzakelijk wordt geacht voor de dienstverlening die deze derden verschaffen.

Welke bewaartermijn hanteren we?

We bewaren enkele contactgegevens tot 1 jaar na het stopzetten van je lidmaatschap. Een uitgebreid overzicht kan steeds aangevraagd worden.

Een aantal zaken worden bewust via formulieren opgevraagd en kennen een beperkte levensduur. Zo worden gegevens doorgespeeld via ‘medische fiches’ niet digitaal geregistreerd en na een kamp direct vernietigd.

Op welke wijze worden uw gegevens beveiligd?

Persoonsgegevens bewaren we hoofdzakelijk in ons online ledenplatform en in een cloudomgeving van Google. De toegang tot dit platform is beperkt tot de eenheidsleiding en takleiding. Takleiding hebben enkel toegang tot de gegevens van hun eigen tak.

Het is mogelijk dat voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld kampen) meerdere leid(st)ers gegevens met elkaar uitwisselen. Zij zijn er zich van bewust dat ze dit met de nodige zorgzaamheid dienen te doen en deze bestanden niet langer dienen te bewaren dan nodig.

Gevoelige informatie zoals opgevraagd via de medische fiches worden niet digitaal ontsloten. Deze worden op een beperkt toegankelijke plek bewaard op papier, en dit voor enkel voor de duur van een kamp

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Indien een vraag gesteld wordt tot het verwijderen van alle persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid betekent dit ook het einde van het lidmaatschap.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Wijziging privacy statement

152^e FOS De Kangoeroes kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging dateert van 5 juni 2018.